グループウェアの使い方

社内伝達に苦慮しています

細かい文書の変更や、規定に関する重要な事務通達など、一度行ったぐらいで社内に浸透できれば余計な手間もかからないというものですね。
このようなときはHotBiz をご利用ください。

1. 文書はパソコンで作成し、HotBiz の「キャビネット」に必要なフォルダを作成して保存します。
   こうすれば誰でも好きな時間に、必要な情報を見ることができるようになります。
2. 全員見ることを義務付けた「掲示板」で、変更事項と保存場所を知らせます。
3. 部署ごとに掲示板を設定しておけば、書込む情報が乱雑になることもありません。
   確認や連絡がしやすくなることで、単純な作業ほどより効率が良くなります。

業務担当への連絡ミスが多発し、お客様に迷惑をかけてしまう

こうした日常的な問題は、各人のスケジュールの把握が難しいこと、そして連絡や伝言を付箋紙やホワイトボードに記入することで、「きっと見ただろう」と消されたり無くしてしまう等の事故を誘発します。

1. HotBiz の「予定表」に個々のスケジュールを記入するようにします。
   部署（グループ）ごとに管理されますので見やすく、他のメンバーのスケジュールも簡単に把握することができます。
2. 「予定表」は作成した予定の公開／非公開を自由に選択でき、また公開したい相手も選べます。
3. 「伝言所在」を利用して在席、外出などの所在を確認できるようにしましょう。
   ひと目で確認でき効率的です。
4. 個人宛ての連絡や伝言もここで簡単に登録することで、紛失などの恐れもなくなります。
   この伝言は指定したメールアドレスへ転送できます。
   携帯電話のメールアドレスを指定しておけば外出時に重宝します。

施設をもっと有効に使ってもらいたい

社員に利用してもらおうと用意した設備も、一部の知る人だけが使うのでは効果が充分ではありません。
誰でも使えるように、いつでも見ることが可能な予約の管理が必要です。

• 「設備予約」は登録した設備の使用時間や使用目的を一目で確認できます。
• 「設備予約」で、予約の重複を避けることができます。